今年以來，東坡礦扎實做好檔案管理工作，通過完善檔案管理制度、加強資料收集、做好資料分類、規(guī)范檔案整理等措施深入推進檔案管理工作，切實提高了檔案管理工作標準化、規(guī)范化水平，為礦井轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。
完善檔案管理制度。健全完善了《檔案人員崗位責任制》《檔案保管制度》《檔案查借閱制度》等相關(guān)制度措施，實行專人負責、責任到人，扎實做好檔案的分類、整理、編目工作，從根本上保證了各類檔案齊全完整，進一步提高了案卷質(zhì)量，達到標準化、規(guī)范化的要求。
加強檔案資料收集。檔案資料的齊全與否直接影響著整體檔案的利用價值。該礦要求檔案員在收集檔案時要切實做到統(tǒng)一收集、面面俱到，對上級部門來文以及單位發(fā)文,會議記錄、年度榮譽錄等產(chǎn)生的檔案資料都要收集齊全，確保了各項檔案資料無遺漏。
認真做好資料分類。檔案的分類是否合理不但直接關(guān)系到檔案保管的便利與否，還直接決定著檔案工作的成效。由于我礦設(shè)置比較單一，目前比較普遍采用的是年度--問題分類法，即同一年度同一保管期限內(nèi)將相同問題的文件資料放到一起。保管期限的分類。保管期限的分類是檔案分類的開始，要嚴格按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》標準進行，對于永久和30年保存的文件分類要特別慎重，不確定的文件實行“就長不就短”的原則，以防因檔案資料使用時因存放時間過短已被銷毀無法查詢。保管期限的分類標準應(yīng)形成常態(tài)化，逐年對應(yīng)，以便于查找。值得一提的是，所有保管期限可以都按照此順序進行排列，不但便于分類，還可以大大提高檢索效率，提高檔案的利用率。
規(guī)范檔案資料整理。進一步規(guī)范檔案資料的整理，在確定了檔案的保管期限和分類順序后，嚴把目錄制作關(guān)口，嚴格對照目錄書寫要求，規(guī)范制作目錄，作到簡明、規(guī)范。嚴把材料裝訂關(guān)口，對每份材料都嚴格按標準進行加工處理，在裝訂過程中，力求使每卷檔案裝訂整齊美觀。
完善檔案借閱流程。借閱檔案須填寫借閱審批單，檔案管理人員核對，辦公室主任審核，主管領(lǐng)導簽字同意后，方可借閱檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)嚴格執(zhí)行登記手續(xù)，如實填寫《檔案借閱登記表》，檔案管理人員應(yīng)仔細清點歸還的檔案，檢查其完整程度，核查無誤后方可辦理歸還手續(xù)。
